พัฒนาระบบ PaperLess ด้วยเครื่องมือ Microsoft 365

Paperless

Fusion Solution provides consulting, development, and design services tailored to a company’s workflow for use with Office 365. The company has over 16 years of experience and adheres to Microsoft Gold Partner and CMMI design standards. They have successfully implemented solutions for over 100 end-user projects.

Microsoft Automate (free, included with Microsoft 365) and Microsoft Power Apps are ideal for developers looking to quickly reduce paper usage within organizations. Microsoft Automate is the perfect choice, eliminating the need for other software tools to create workflows.

Key features of Power Automate (Microsoft):

It’s a tool that users can use in a configured system without needing to write code or hire a programmer.
It acts as a coordinator for each application in the Microsoft family, enabling automated collaboration.
It adds the ability to transfer data across SharePoint libraries, such as from Tasks to Calendar.

Key features of Power Apps

It’s a free tool included with Microsoft 365.
Forms can be created using drag-and-drop, requiring no coding.
No database knowledge is required as it connects directly to SharePoint.
Master data can be retrieved from the SharePoint system.
It integrates with Power Automate.
It has a connector for connecting to Microsoft ERP systems and sending data back to the ERP system directly.

Power Automate เป็นส่วนหนึ่งของ Business Process Automation โดยการที่จะให้เกิดเป็น Solution ที่สมบูรณ์นั้นจะต้องมีองค์ประกอบเพิ่มเติม ดังนี้

Power Automate สำหรับความคุมการไหลของข้อมูล
Power Apps สำหรับสร้าง Interface การบันทึกข้อมูลและการเรียกดูข้อมูล
SharePoint สำหรับเป็นฐานข้อมูลให้กับระบบ

Solution Veracity ที่ใช้งานร่วมกับ Microsoft 365 ช่วยให้การลดใช้กระดาษสามารถเป็นจริงได้แล้ว ลดต้นทุน และทำให้ธุรกิจทำงานได้เร็วกว่าคู่แข่ง

Fusion Solution Service

ออกแบบ และ ติดตั้ง ระบบ
Implement
Customize
Maintenance

ตัวอย่างการ ใช้ โดยสร้างระบบ Approve ทาง Electronic ( Power Automate )

ขั้นตอนการเริ่มทำ

การเริ่มทำ Solution หลังจากที่เราได้เลือก Solution ในการ Implement ระบบเรียบร้อย ที่นี่เราจะต้องทำการแบ่ง Phase การพัฒนาระบบ โดยจะแนะนำที่แบบ Form ของหน่วยงานก่อน เพราะเป็นเอกสารที่ต้องทำใหม่ทุกวัน และ วันละหลาย ๆ ใบ

แนะนำว่าอย่าเลือกแบบ form ที่ยาก เพราะจะเสียเวลาในการ Implement และได้ประโยชน์น้อย สู้เอาแบบที่ง่าย ใช้งานบ่อย ๆ จะได้ผลที่ดีกว่า

การทำ Paperless จะเกี่ยวข้องกับขั้นตอน หลัก 2 ส่วนคือ form และ flow เราไม่จำเป็นที่ต้องทำพร้อมกัน ขอแนะนำให้ทำเฉพาะ form ก่อน ทำให้เสร็จลองใช้งาน Key ข้อมูล print out จนแน่ใจว่า work เสร็จแล้วจึงมาทำ flow ต่อ

การทำส่วนของ flow จะยากจะง่ายขึ้นกับตัวบริษัทว่าจะสามารถปรับตัว ให้การใช้งานเป็นไปตามมาตราฐานของ App ได้หรือป่าวครับ ถ้าไม่ยอมก็เป็นงานยากที่จะต้อง customize ระบบ ซึ่งจะเจอปัญหาจุกจิ๊ก ในอนาคต

ทำความเข้าใจเกี่ยวกับ Paper Less

ไม่มีใครอยากได้กระดาษ ดังนั้นไม่ต้อง Print ก็ได้ ถ้าใครบอกว่าต้องการกระดาษให้ถามก่อนว่าอยากได้กระดาษหรือข้อมูลกันแน่
ไม่มีใคร ซีเรียส เรื่องหน้าตาของ ฟอร์ม ให้ถามดูว่า อยากได้ข้อมูลครบถ้วน หรือ แบบ ฟอร์มตรงกับกระดาษ
ไม่มีใคร อยากเซ็นต์เอกสาร ให้ลองถามดูว่า อยากได้ความสะดวก หรือ ต้องการเซ็นต์เอกสาร
ไม่มีใคร ต้องการจ้างคนรวบรวมข้อมูล จากกระดาษ ดังนั้นถ้าข้อมูลถูกสรุปเป็น รายงานได้ทันที คือสิ่งที่จะประหยัดค่าใช้จ่ายได้
การลดกระดาษ จะทำให้งานเร็วขึ้น
การลดกระดาษ ให้เป็น data จะทำให้ประหยัดค่าใช้จ่ายเรื่องการ Print และค่ากระดาษ
การยืนยันตัวตนทาง Electronic สามารถทำได้ง่ายกว่าและมีความปลอดภัยมากกว่าการเซ็นต์เอกสารจริง เนื่องจากตัวเอกสารที่เป็นกระดาษสามารถถูกปลอมแปลงได้ง่าย
การจัดเก็บข้อมูล Digital ประหยัดกว่าการจัดเก็บกระดาษหลายเท่า
เมื่อเป็นข้อมูลในรูปแบบ Digital เราสามารถให้ระบบทำการกรอกเงื่อนไข เพื่อช่วยให้ผู้อนุมัติทำงานได้ง่ายขึ้น
ความถูกต้องและความครบถ้วนของข้อมูลเมื่อเปลี่ยนมาใช้ Paperless จะดีกว่ากระดาษเพราะสามารถควบคุม Field ที่กรอกข้อมุลได้ ช่วยให้เอกสารมีความถูกต้องไม่จำเป็นต้องใช้เจ้าหน้าที่มาตรวจสอบ ซ้ำ 2
เพิ่มความรวดเร็วและความคล่องตัวในการจัดการระบบงาน เพราะสามารถเข้าถึงข้อมูลและอนุมัติได้จากทุก สถานะที่
สามารถนำข้อมูลจากการทำงานมาวิเคราะห์แล้วนำมาปรับปรุงขบวนการทำงานได้ง่าย ด้วย Power BI ที่สามารถเชื่อมต่อกับระบบ

เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง